Logiciel de base de connaissances gratuit et essais gratuits

Il est loin le temps où les entreprises conservaient leurs documents dans des classeurs. Avec la technologie logicielle, le stockage, la récupération et le partage d’informations sont devenus plus rapides et plus efficaces que jamais auparavant. Le meilleur outil pour organiser et accéder à toute cette information est le logiciel de base de connaissances.

Heureusement, il existe de nombreux logiciels de base de connaissances gratuits, ou qui proposent un essai gratuit. Nul besoin de casser votre tirelire pour offrir à vos clients et collaborateurs une base de connaissances simplifiée. Dans ce guide, nous décrirons les différents avantages et fonctionnalités de cet outil professionnel utile, ainsi que la liste des meilleurs logiciels de base de connaissances gratuits ou de ceux qui proposent des essais gratuits.

• Qu’est-ce qu’une base de connaissances gratuite ?
• Quels éléments ma base de connaissances gratuite doit-elle contenir ?
• Quels sont les avantages d’un logiciel de base de connaissances gratuit ?
• Les meilleurs logiciels de base de connaissances gratuits et essais gratuits
• Comment savoir quel outil de base de connaissances gratuit ou essai gratuit me convient ?
• Questions fréquentes
• Prêts à essayer une base de connaissances gratuitement ?

Avant d’expliquer en détail ce qu’est une base de connaissances gratuite, nous devons d’abord définir ce qu’est une base de connaissances et à quoi elle sert.

Une base de connaissances est un outil logiciel utilisé par les collaborateurs et les clients pour trouver rapidement des réponses à leurs questions sans devoir contacter une autre personne. Pour l’essentiel, c’est un peu comme un centre d’aide en self-service dans lequel vos utilisateurs peuvent trouver des informations utiles, telles que les meilleures pratiques, des bulletins techniques, des conseils et des solutions de rechange en un endroit unique. L’objectif principal d’un logiciel de base de connaissances est de permettre aux utilisateurs de trouver réponse par eux-mêmes afin de gagner du temps et d’augmenter la productivité.

Du côté de vos collaborateurs, une base de connaissances interne est un peu comme une bibliothèque de chaque base de données, document, procédure, fichier et politique qui déterminent les opérations de votre entreprise. Au lieu de devoir déranger un collègue ou un supérieur avec une question, les collaborateurs peuvent compter sur une base de connaissances simplifiée pour effectuer leurs recherches et trouver rapidement les bonnes informations.

Du côté des clients, la base de connaissances représente une ressource d’informations sur le produit ou service qu’ils ont acheté. Par exemple, un client qui vient d’acheter votre produit peut rencontrer un problème lors de sa première utilisation. Au lieu de devoir appeler un agent d’assistance, il peut se rendre sur votre site Web, saisir sa requête dans votre base de données et parcourir les articles connexes publiés et approuvés par votre entreprise.

Dans les deux cas, le logiciel de base de connaissances permet aux utilisateurs de trouver réponse par eux-mêmes. Les outils de la base de connaissances sont axés sur l’autonomie et la productivité. Il existe de nombreux logiciels de base de connaissances gratuits ou des logiciels qui proposent des essais gratuits pour offrir à vos clients et collaborateurs cette précieuse autonomie.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel de base de connaissances gratuit ?

Qu’elle soit petite, en phase de démarrage ou multinationale, votre entreprise a besoin d’une plateforme de base de connaissances. Sans cela, vos collaborateurs devront rechercher les informations auprès d’autres collègues, ce qui ralentit énormément la productivité.

De plus, sans base de connaissances, vos clients n’ont d’autres choix que de contacter votre service client pour obtenir de l’aide, même pour un problème simple. Vos agents sont monopolisés pour répondre encore et encore aux mêmes questions, plutôt que de s’occuper des problèmes réellement importants. Un logiciel de base de connaissances gratuit ou un essai gratuit peut être un excellent point de départ pour aider à la fois vos clients et vos collaborateurs.

• Des intégrations natives ou tierces.Tout logiciel que vous utilisez doit pouvoir se connecter aux autres outils professionnels que vous utilisez actuellement. Cela vous permet de passer d’une tâche à l’autre sans jongler entre différents navigateurs ou sans craindre que les données ne soient pas partageables entre les plateformes.
  
• Un moteur de recherche rapide :Il s’agit généralement du premier point de contact dans une base de connaissances. C’est là que toutes les demandes débutent, c’est donc un élément essentiel de votre logiciel de base de connaissances. Les meilleurs moteurs de recherche doivent être rapides, mais aussi capables de déchiffrer le sens de la requête même en cas de faute d’orthographe ou d’une mauvaise utilisation de la langue.
  
• Paramètres d’autorisations : Toutes les informations ne doivent pas être mises à la disposition de tous. Les paramètres d’autorisations vous permettent de décider qui a accès à quelle information. Vous contrôlez également qui a l’autorisation d’analyser et de modifier votre code ou de créer de nouveaux contenus pour la base de données.
  
• Optimisation SEO :L’optimisation de votre base de connaissances avec des mots-clés et des termes de recherche permet de garantir qu’elle est la première solution qui apparaît lorsque les clients commencent leurs recherches. Si vos pages sont indexées correctement, les bots peuvent explorer votre contenu sans difficulté et produire les meilleurs résultats possibles lorsque les clients se tournent vers Internet en quête de réponses à leurs questions.
  
• Des outils pour recueillir et analyser les commentaires : Savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas par le biais de commentaires est toujours très utile. Les meilleures logiciels de base de connaissances gratuits permettent aux utilisateurs de demander des commentaires afin d’améliorer continuellement la facilité d’utilisation de leur plateforme.
  

Une mauvaise organisation des informations ralentit les workflows, diminue la productivité et entraîne l’insatisfaction des clients. Lorsqu’un problème ou une question se pose, les agents et les clients ont besoin d’une ressource rapide et facilement consultable pour résoudre leurs propres problèmes à leur propre rythme. À défaut, la productivité au travail en pâtira, et les clients seront trop déçus par leur produit ou service pour continuer à l’utiliser.

Avec un outil de base de connaissances gratuit, simplifiez l’accès de vos collaborateurs et clients aux informations dont ils ont besoin, instantanément et avec un minimum d’aide. Les avantages d’une base de connaissances open source gratuite comprennent, mais sans s’y limiter :

• Une meilleure rétention client.Aujourd’hui, les clients souhaitent des réponses rapides, et ils apprécient d’avoir à leur disposition une source fiable sur votre produit ou service qui leur permet de trouver réponse à leurs questions sans devoir parler à un agent. Cela favorisera la fidélité de vos clients tout en les encourageant à renouveler des achats auprès de votre marque.
  
• Un service client moins encombré. Beaucoup de clients posent les mêmes questions encore et encore. S’ils n’ont d’autres choix que d’appeler votre service client, vos agents seront trop débordés pour traiter les problèmes plus complexes. Les outils de base de connaissances gratuits contribuent à minimiser les appels entrants et libérer vos agents, qui pourront se consacrer aux tickets plus importants.
  
• Une meilleure collaboration entre équipes.Chaque service joue un rôle dans l’établissement et le maintien de relations solides avec les clients. Si tous les services ont accès aux informations les plus précises et les plus à jour de l’entreprise, vous savez que personne ne sera laissé pour compte et que tous les projets collaboratifs pourront avancer plus rapidement.
  
• Une formation plus rapide des nouvelles recrues. Les nouveaux collaborateurs ont toujours beaucoup de questions à poser. Mettre une base de connaissances à leur disposition leur permet de chercher réponse par eux-mêmes sans devoir déranger leurs responsables à chaque question. La période de formation est ainsi accélérée, et les nouvelles recrues peuvent résoudre leur problème de manière autonome.
  

Logiciel de base de connaissances gratuit

1. Bitrix24

Talkdesk Guardian

Bitrix24 est un logiciel CRM avec une solution de base de connaissances gratuite pour les entreprises en démarrage. Disponible sur site ou dans le cloud, Bitrix24 propose des options de base de connaissances open source pour les équipes qui cherchent à modifier leur code afin de répondre à des besoins spécifiques de leur service client.

La plateforme de Bitrix24 offre une base de connaissances centralisée qui permet à toute l’entreprise de rester au diapason, aux nouveaux collaborateurs d’être mis au courant rapidement et de conserver un relevé exact de l’activité. De plus, ce logiciel de base de connaissances open source gratuit donne la possibilité de créer une base de connaissances pour un projet ou un groupe de travail spécifique, afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur ce qui nécessite le plus d’attention.

Bitrix24 propose un essai gratuit de 30 jours, ainsi qu’une version gratuite pour les outils d’entreprise de démarrage.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances gratuit :

• Portail de self-service
• Cartes mentales
• Gestion SEO
• Catalogage et catégorisation
• Outils de collaboration
• Diffusion de contenu

2. Piggydb

Talkdesk Guardian

Piggydb s’attache à la création de connaissances. Il s’agit d’une plateforme de création de base de connaissances open source qui vous permet de commencer simplement, avec seulement un répertoire ou un cahier. Puis, à mesure du développement de votre base de données, vous pouvez développer votre contenu existant en ajoutant davantage de connaissances et de fonctionnalités.

Pour commencer, les utilisateurs de Piggydb doivent disposer d’un environnement d’exécution Java (version 6 (1.6) ou ultérieure). Le package autonome pour GUI Environment permet aux utilisateurs d’exécuter Piggydb en tant qu’application de bureau, et ils peuvent choisir de l’exécuter individuellement ou en collaboration avec une équipe.

Piggydb est disponible en téléchargement gratuit pour tous les utilisateurs.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances Piggydb :

• Phrases de liaison
• Recherche plein texte
• Marquage hiérarchique
• Fragments de texte avec formatage wiki
• Interface Web familière
• Vue de document imprimable

3. myBase

Ce logiciel de base de données gratuit est une plateforme sans prétention qui utilise un format de traitement de texte pour constituer une base de connaissances. Il permet aux utilisateurs de télécharger du texte, des images, des documents, des e-mails et d’autres fichiers, quels que soit leur format et leur longueur.

Vous aurez besoin de plugins et de modules supplémentaires pour utiliser myBase, mais ce logiciel offre des fonctionnalités optimisées pour stocker et gérer d’énormes quantités d’informations. La version actuelle offre des fonctionnalités telles que la compression des données, la prise en charge des pièces jointes, une vitesse de chargement rapide, des étiquettes hiérarchiques, etc.

myBase est un logiciel de base de connaissances gratuit et open source disponible au téléchargement sur son site Web.

Les fonctionnalités principales comprennent :

• Interface utilisateur épurée
• Protection des mots de passe
• Corbeille
• Historique des révisions
• Générateur d’arborescence HTML
• API Javascript

4. Guru

Talkdesk Guardian

Guru est une plateforme de logiciel de gestion des connaissances qui exploite l’intelligence artificielle et les intégrations pour fournir aux entreprises des communications internes optimisées. Guru permet aux utilisateurs de créer leur propre wiki où les collaborateurs peuvent trouver en un rien de temps des informations essentielles pour résoudre rapidement les problèmes des clients.

La plateforme promet également une intégration plus rapide des nouvelles recrues. Le logiciel d’intégration de Guru permet d’accélérer le processus d’apprentissage et d’assurer une meilleure rétention des collaborateurs. Il comprend aussi des fonctionnalités d’enregistrement des réunions. Si un collaborateur manque une réunion pour quelque raison que ce soit, il peut simplement consulter l’enregistrement pour se mettre à la page.

Guru propose une version gratuite pour les équipes jusqu’à 3 utilisateurs principaux ainsi qu’un essai gratuit de 30 jours pour ses éditions Builder et Expert.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances Guru :

• Intégration de Slack et Microsoft Teams
• Workflow de vérification et extension de navigateur
• Portail de self-service
• Gestion du contenu
• Catalogage et catégorisation
• Forums de discussion

En savoir plus au sujet de l’intégration Zendesk pour Guru.

5. Documize

Talkdesk Guardian

Conçu pour aider les entreprises à gérer la documentation interne et externe, Documize est un logiciel de base de connaissances open source qui offre une solution simple. Son Document Hub, Community, a été conçu pour convenir à la fois aux utilisateurs techniques et non techniques.

Organisez facilement vos documents sans utiliser de dossiers en attribuant des étiquettes et des catégories par groupe. Documize simplifie également l’archivage des anciennes publications, la publication des modifications et la création d’une bibliothèque des meilleures pratiques. Ses rapports et analyses performants permettent de définir le contenu qui doit être affiné.

Documize propose une édition gratuite jusqu’à 10 utilisateurs.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances Documize :

• Classement de documents
• Conversion de fichier
• Accès hors ligne
• Contrôle de version
• Suivi de la conformité
• Archivage et rétention

6. Flowlu

Talkdesk Guardian

Cet outil de gestion de base de connaissances est axé sur la collaboration. Il propose des outils simples pour capturer les informations à jour et les diffuser aux personnes qui en ont le plus besoin. Conçu pour les utilisateurs techniques et non techniques, il fournit une base de données unique dans laquelle votre équipe peut partager son expertise et profiter de l’expérience des autres.

Flowlu comprend aussi des outils d’entreprise pour la gestion de projet, le CRM basé sur le cloud, la facturation, la gestion des tâches d’équipe, et plus encore. C’est un bon choix pour les petites et moyennes entreprises qui cherchent à rassembler toutes leurs tâches au sein d’une plateforme unique.

Flowlu propose une édition gratuite jusqu’à 2 utilisateurs et 1 base de connaissances et des essais gratuits pour les éditions supérieures.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances Flowlu :

• Catalogage et catégorisation
• Accès mobile
• Recherche plein texte
• Portail de self-service
• Rapports et analyses
• Éditeur intuitif

7. phpMyFAQ

Ce logiciel de base de connaissances open source est convivial et évolutif. Grâce à un puissant outil de recherche, les utilisateurs peuvent trouver rapidement leurs réponses en saisissant des termes spécifiques ou en effectuant une recherche par catégorie. Ils peuvent aussi consulter les recherches les plus populaires pour les mener aux problèmes les plus fréquemment cités.

phpMyFAQ contient aussi un support communautaire qui permet aux utilisateurs d’ajouter et de partager leurs propres articles. Il permet également une intégration Twitter, des révisions de type wiki et un suivi des utilisateurs intégré qui analyse la façon dont vos utilisateurs naviguent dans vos pages de FAQ.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances phpMyFAQ :

• Système de gestion du contenu FAQ
• Plus de 40 langues
• Configuration simple
• Hébergement cloud avec Docker
• Compatible avec les navigateurs modernes

8. Zoho Desk

Talkdesk Guardian

Zoho Desk est une solution d’assistance qui permet une satisfaction client accrue et un volume de tickets réduit. Grâce à HTML et CSS, les utilisateurs peuvent personnaliser leurs portails à l’image de leur marque et de leur site Web pour offrir à leurs clients des interfaces unifiées.

La banque d’articles et les forums communautaires de Zoho Desk permettent aux clients de rechercher leurs réponses, et quand ils n’arrivent pas à trouver l’information nécessaire, ils peuvent envoyer des tickets directement depuis le centre d’aide de la plateforme.

Zoho Desk propose une édition gratuite jusqu’à 3 agents avec une base de connaissances privée, et des essais gratuits pour les éditions supérieures.

Les fonctionnalités principales comprennent :

• Optimisé pour le SEO
• Rapports du centre d’aide
• Suggestion automatique
• Mappage de domaine
• Accès sécurisé

9. myBase

Ce logiciel de base de données gratuit est une plateforme sans prétention qui utilise un format de traitement de texte pour constituer une base de connaissances. Il permet aux utilisateurs de télécharger du texte, des images, des documents, des e-mails et d’autres fichiers, quels que soit leur format et leur longueur.

Vous aurez besoin de plugins et de modules supplémentaires pour utiliser myBase, mais ce logiciel offre des fonctionnalités optimisées pour stocker et gérer d’énormes quantités d’informations. La version actuelle offre des fonctionnalités telles que la compression des données, la prise en charge des pièces jointes, une vitesse de chargement rapide, des étiquettes hiérarchiques, etc.

myBase est un logiciel de base de connaissances gratuit et open source disponible au téléchargement sur son site Web.

Essais gratuits d’un logiciel de base de connaissances

1. Zendesk

Le logiciel de base de connaissances Zendesk offre un système simple mais puissant pour créer et gérer le contenu de la base de connaissances de votre entreprise. Cette puissante interface de recherche permet aux clients de trouver facilement les réponses dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, sans devoir fouiller les moteurs de recherche et les blogs technologiques du début des années 2000.

Avec la plateforme Zendesk, vous sublimez l’expérience de vos clients en leur fournissant les connaissances dont ils ont besoin à chaque point de contact, notamment lors du premier contact, de la première vente, des renouvellements et des mises à niveau, et plus encore. En tirant parti de l’essai gratuit du logiciel de base de connaissances Zendesk, votre entreprise pourra répondre aux besoins de vos clients tout au long de leur parcours, augmenter leur rétention et leur satisfaction.

Un essai gratuit du logiciel de base de connaissances Zendesk donne à vos clients l’autonomie dont ils rêvent, mais il offre également à votre équipe d’assistance un cadeau majeur : du temps. Un temps précieux qu’elle pourra consacrer à des tâches plus importantes comme la création de contenu, la résolution des problèmes de communication et le développement de votre base de connaissances pour vous démarquer de la concurrence. En bref, votre équipe disposera du temps nécessaire pour travailler sur les projets complexes qui contribueront à la croissance de votre entreprise.

Zendesk propose un essai gratuit de 14 jours.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances Zendesk :

• Portail de self-service
• Enquêtes et commentaires
• Recherche plein texte
• Forums de discussion
• Catalogage et catégorisation
• Macros/réponses pré-établies

2. Freshdesk

Cette plateforme de base de connaissances intuitive permet à votre entreprise de créer et de gérer rapidement votre contenu de résolution de problèmes. Les clients peuvent consulter des tutoriels, des guides d’utilisation des produits et des réponses aux questions fréquemment posées. Freshdesk offre également une base de connaissances interne privée où les agents d’assistance peuvent rapidement trouver des politiques ou résoudre des problèmes de workflows.

Avec Freshdesk, vous êtes libre d’offrir à vos clients le self-service que vous souhaitez. Choisissez de créer un portail en self-service qui ne répond qu’aux questions les plus fréquentes, ou de personnaliser une base de connaissances complète dotée de vidéos et de tutoriels. Et avec les personnalisations HTML ou CSS, les utilisateurs peuvent personnaliser leur portail en self-service à l’image de leur marque.

Freshdesk propose un essai gratuit de 21 jours.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances Freshdesk :

• Outils de collaboration
• Gestion de la communauté
• Gestion du contenu
• Création de contenu
• Optimisation SEO
• Commentaires, rapports et analyses

3. Wix Answers

Talkdesk Guardian

Avec des automatisations et un système de gestion des connaissances intégré, Wix Answers est l’un des meilleurs logiciels de base de connaissances gratuits pour les petites entreprises. En mettant les connaissances de l’entreprise au premier plan pour répondre aux questions des clients, il promet d’aider les services client à diminuer les appels entrants.

Et pour faciliter l’intégration, Wix Answers propose des boîtes de réponse basées sur l’IA qui aident les nouvelles recrues à s’acclimater aux nouvelles procédures et pratiques. Il offre également des outils pour obtenir des informations exploitables sur le comportement des clients, pour que vous puissiez affiner l’organisation de votre base de connaissances pour une efficacité optimale.

Wix Answers propose un essai gratui de 14 jours.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances Wix Answers :

• Recherche plein texte
• Macros/réponses pré-établies
• Communication multicanale
• Apparence personnalisable
• Gestion du contenu
• Portail de self-service
• Rapports et analyses

4. Document360

Talkdesk Guardian

Cette plateforme de base de connaissances a été conçue pour les entreprises en croissance, en leur permettant de créer un centre d’aide avec des interfaces utilisateurs simples et des intégrations tierces. Pour les éditeurs et relecteurs de contenu, elle offre un portail de base de connaissances avec un éditeur d’art et un gestionnaire de catégories.

Pour les clients et les collaborateurs, le site de la base de connaissances de Document360 est optimisé pour la recherche et la lecture sur une variété d’appareils. Les utilisateurs peuvent également créer des guides d’utilisation en ligne, des tutoriels, des pages de FAQ, des manuels de vente et de marketing, etc.

Document360 propose un essai gratuit de 14 jours.

Parmi les fonctionnalités du logiciel de base de connaissances Document360 :

• Forums de discussion
• Portail de self-service
• Recherche plein texte
• Outils de collaboration
• Gestion du contenu
• Documentation technique

En savoir plus au sujet de l’intégration Zendesk pour Document360.

Avant de choisir une plateforme, vous devez comprendre les critères de votre base de connaissances. Il vous faut prendre en compte le nombre d’utilisateurs prévu, le nombre de langues nécessaires pour assister les personnes impliquées et le degré de contrôle que vous souhaitez sur les éléments de conception à des fins de personnalisation. Il faut aussi porter une attention particulière aux capacités informatiques de votre équipe et à la facilité d’utilisation du logiciel. Si votre logiciel de base de connaissances est trop compliqué à utiliser, il vous causera plus de problèmes que d’avantages.

La meilleure façon de savoir si un outil de base de connaissances gratuit ou un essai gratuit en vaut la peine, c’est de l’essayer. Lors de votre phase d’évaluation, relevez les fournisseurs qui proposent un essai gratuit, puis discutez avec les membres de votre équipe pour définir s’ils sont prêts à expérimenter une nouvelle plateforme.

Que vous décidiez d’opter pour un logiciel de base de connaissances open source gratuit ou une plateforme privée, vous devez absolument vous assurer que votre solution est capable d’évoluer avec votre entreprise. Ce serait dommage de vous engager avec une plateforme qui ne répond pas à vos besoins de demain.