Modèle de planification des effectifs : 7 exemples + conseils

Dans la Ligue nationale de football américain (NFL), les équipes ne gagnent pas le Super Bowl par hasard.

Bien sûr, il y a des joueurs vedettes et des lignes offensives solides, mais les championnats se gagnent grâce à des équipes bien équilibrées, des objectifs définis et des stratégies de jeu, autant d’éléments qui nécessitent suffisamment de réflexion, de préparation et de rigueur dans le travail.

Les clubs qui réussissent sélectionnent et forment de nouveaux talents, recrutent des joueurs de premier plan par le biais d’échanges et de la libre concurrence, et envisagent l’avenir lorsque les joueurs vedettes approchent de la retraite. Les équipes de championnat suivent un processus éprouvé et dont vous pouvez vous inspirer dans le cadre de vos activités.

Les modèles de planification des effectifs favorisent la réussite des entreprises en harmonisant les objectifs de l’organisation avec ses besoins. Ces modèles facilitent les stratégies de planification de la retraite, permettent d’identifier les lacunes en matière de compétences individuelles et départementales et mettent en lumière les mesures de service client. Lisez la suite pour savoir comment mettre en place une dynastie organisationnelle à l’aide de modèles de planification des effectifs.

Au sommaire :

• Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle de planification des effectifs ?
• 7 modèles de planification des effectifs
• • Modèle de planification stratégique des effectifsModèle de planification du développement des effectifs

  • Modèle d’analyse des lacunes des effectifs

  • Modèle de planification de transition des effectifs

  • Modèle de prévision des effectifs

  • Modèle d’analyse individuelle des effectifs

  • Modèle d’effectifs pour le service client

• Comment présenter un modèle de planification des effectifs à votre équipe

Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle de planification des effectifs ?

Une entreprise a tout intérêt à utiliser des modèles de planification des effectifs car ils fournissent un cadre pour assurer sa réussite.

Après tout, la réussite d’une entreprise dépend de celle de son équipe. Il est donc essentiel de garder un œil sur la productivité des agents, les compétences des employés et les futurs besoins en personnel. Les modèles de planification des effectifs peuvent être utiles dans divers domaines fondamentaux :

• Planification de l’embauche : Lorsque les entreprises identifient les futurs besoins en matière de talents, elles peuvent planifier et lancer des campagnes de recrutement afin d’éviter la rotation du personnel et de maintenir un nombre optimal de collaborateurs.
• Opportunités de formation : Les modèles permettent d’identifier les améliorations nécessaires en vue de favoriser l’évolution de carrière et de garantir la progression régulière des membres du personnel.
• Démissions et départs à la retraite : Avec un plan adéquat, les organisations pourront compenser les démissions planifiées en identifiant des remplaçants et en instaurant des plans de transition, ce qui réduira les effets de la perte de talents.
• Planification organisationnelle : Lorsque les responsables des ressources humaines se projettent à long terme grâce aux modèles de planification des effectifs, ils restent à l’avant-garde des tendances du secteur et conservent leur position sur le marché.

7 modèles de planification des effectifs

Examinons à présent sept modèles de planification qui pourront vous aider à élaborer votre stratégie en matière d’effectifs.

• Modèle de planification stratégique des effectifs
• Modèle de planification du développement des effectifs
• Modèle d’analyse des lacunes des effectifs
• Modèle de planification de transition des effectifs
• Modèle de prévision des effectifs
• Modèle d’analyse individuelle des effectifs
• Modèle d’effectifs pour le service client

1. Modèle de planification stratégique des effectifs

Conseillé pour une première planification des effectifs

Lors de l’élaboration de votre première planification des effectifs vous devrez évaluer votre organisation sous tous les angles. Notre modèle de planification stratégique des effectifs fournit une vue d’ensemble de vos objectifs actuels et futurs, de vos besoins en personnel et de vos exigences en matière de formation. À partir de là, vous pourrez définir une orientation stratégique et prendre des mesures pour améliorer votre organisation et favoriser une expérience collaborateur moderne.

2. Modèle de planification du développement des effectifs

Conseillé pour le développement des effectifs

Pour rester compétitives sur le marché, les entreprises doivent investir dans leurs collaborateurs. Utilisez ce modèle pour évaluer individuellement les membres du personnel afin de connaître leurs objectifs de carrière et les formations ou mesures à prendre. Ce plan de développement peut également jouer un rôle utile en matière de rétention, d’identification de nouveaux ensembles de compétences et de cartographie du parcours collaborateur.

3. Modèle d’analyse des lacunes des effectifs

Conseillé pour identifier les opportunités de formation pour les collaborateurs et les équipes

Grâce à ce modèle, les entreprises pourront identifier les lacunes et les carences dans les compétences des collaborateurs et de l’organisation. Le modèle comprend un espace pour les compétences souhaitées, les plans d’action pour les améliorations et les échéances. Lorsqu’une entreprise connaît les compétences et les lacunes de ses collaborateurs, elle peut organiser des exercices et des formations complémentaires sur les produits pour les aider à accomplir leurs tâches de manière plus efficace.

4. Modèle de planification de transition des effectifs

Conseillé pour les départs à la retraite et les autres changements de rôle prévus

L’évolution de la main-d’œuvre est inévitable. Les organisations doivent planifier de manière adéquate les départs à la retraite et les démissions, en particulier pour les postes de haut niveau. Complété par des check-lists et des dates de transition, ce modèle pourra aider une entreprise à planifier les futurs renouvellements de fonctions et à s’assurer que les nouveaux employés ne se sentent pas dépaysés dans leurs nouveaux rôles.

5. Modèle de prévision des effectifs

Conseillé pour prévoir les besoins futurs en main-d’œuvre

Les entreprises doivent planifier les tendances internes et externes qui affecteront leurs futures activités quotidiennes. Ce modèle comporte des rubriques et des questions qui vous permettront d’analyser en détail les données démographiques et le statut de vos effectifs. Vous serez ainsi armé pour élaborer des plans d’action et des programmes de formation efficaces pour vous et vos collaborateurs.

6. Modèle d’analyse individuelle des effectifs

Conseillé pour analyser les effectifs de manière plus individuelle

Utilisez le modèle d’analyse individuelle des effectifs pour évaluer votre main-d’œuvre en tant que somme des parties. Saisissez les informations relatives aux employés pour obtenir un tableau comparatif de l’expérience de l’équipe et du département, du niveau de compétence, du salaire, etc. Ce processus a pour but de déterminer les points à améliorer et d’aider les entreprises à fixer de nouveaux objectifs stratégiques et à prendre des mesures de formation des effectifs, facteurs qui peuvent améliorer l’engagement collaborateur.

7. Modèle d’effectifs pour le service client

Conseillé pour examiner les niveaux de service client des départements

Offrir une expérience client (CX) d’exception devrait figurer en tête de la liste des priorités de toute entreprise. La manière dont vous traitez et assistez vos clients a une incidence directe sur votre capacité à acquérir de nouveaux clients et établir des relations à long terme. Notre modèle d’effectifs pour le service client comporte des rubriques visant à analyser les six indicateurs de service client que toute équipe d’assistance devrait suivre.

Comment présenter un modèle de planification des effectifs à votre équipe

La création d’un modèle de planification des effectifs efficace ne représente que la moitié de la bataille. Faites en sorte que votre organisation adhère à la nouvelle stratégie afin que les opérations se déroulent comme prévu. Voici quelques suggestions pour y parvenir :

Créez une vision unifiée

Chaque membre de l’équipe doit respecter votre modèle de planification des effectifs. Partagez-le avec les principales parties prenantes — managers, responsables des ressources humaines, chefs de service, votre service d’assistance interne collectif et d’autres membres impliqués de votre organisation — afin que tout le monde connaisse l’objectif de votre nouvelle stratégie. Vous pourrez garantir une mise en œuvre harmonieuse lorsque tous les membres du personnel seront sur la même longueur d’onde et comprendront leur rôle dans la planification des effectifs.

Établissez des critères de réussite

Les modèles de planification des effectifs peuvent contribuer à la réussite de l’organisation, mais leur efficacité dépend de vos propres critères. Ne vous contentez pas de lancer un nouveau modèle, mais accompagnez-le d’indicateurs clés de performance (ICP) clairs et mesurables et de données sur les effectifs. En fixant des objectifs, vous donnez à votre organisation l’orientation nécessaire pour tirer le meilleur parti de votre nouvelle stratégie.

Restez flexible

Mettre au point un modèle de planification des effectifs ne signifie pas qu’il s’agit de la solution ultime de votre stratégie organisationnelle. Tout au long de l’année, examinez les critères de référence établis précédemment afin de contrôler vos performances. Si vous devez modifier votre stratégie, ne vous laissez pas enfermer dans votre plan actuel et révisez-le si nécessaire.

Envisagez des outils externes tels que le logiciel de service d’assistance ou le logiciel d’expérience collaborateur si vous pensez qu’ils favoriseront la productivité de votre organisation.

Optimisez la planification et la gestion de vos effectifs avec Zendesk et Tymeshift

Les modèles de planification des effectifs peuvent vous aider à établir une dynastie organisationnelle, mais ils ne représentent qu’une pièce du puzzle. La gestion des effectifs est un ensemble de processus utilisés par les entreprises pour gérer les employés et les ressources et pour optimiser la productivité. Ces stratégies peuvent éclairer votre planification,

mais également être très chronophages, surtout si vous utilisez des feuilles de calcul. Quand vous gérez des personnes, organisez des plannings et souhaitez comprendre l’activité de vos employés, un outil de gestion des effectifs peut être une aide précieuse, et c’est là que nous entrons en jeu.

Pour développer nos capacités de service client de classe mondiale, nous avons acquis Tymeshift, une solution des effectifs conçue spécialement pour Zendesk. Grâce à la puissance de ces deux produits, vous pourrez créer un écosystème homogène de gestion des effectifs et d’assistance client qui vous permettra d’optimiser vos opérations.

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