Comment évaluer la productivité des ventes

L’évaluation de la productivité commerciale a toujours représenté une activité importante pour les responsables des ventes. Comme les entreprises sont désormais davantage axées autour des données, il est d’autant plus fondamental pour chaque équipe de vente de posséder des pratiques efficaces de suivi de la productivité.

Heureusement, il n’est pas difficile de mettre en place des mesures afin de comprendre où vos représentants perdent du temps et où ils devraient consacrer plus d’énergie pour tirer le meilleur parti de chaque minute qu’ils passent à vendre.

Intéressons-nous à 5 façons validées par des experts de la vente (des personnes avec des années d’expérience dans la vente au compteur, y compris des auteurs commerciaux, des stratégistes, des PDG, des coachs et des fondateurs) pour évaluer la productivité commerciale.

Évaluez le nombre et la qualité des interactions avec les clients

Consultez les rapports d’activité dans votre CRM

Nombre de vos représentants contactent beaucoup de prospects (par exemple, grand nombre de numéros composés), mais ces derniers ont-ils des échanges suffisamment constructifs pour aboutir à une vente ?

Selon Wendy Weiss, présidente de ColdCallingResults.com : « Il est important de prendre en compte les indicateurs suivants pour évaluer la prospection téléphonique : Numéros composés, Conversations (avec un prospect qualifié) et Rendez-vous. De nombreux professionnels de la vente effectuent un suivi de leur nombre de Rendez-vous. Certains font le suivi de leurs Numéros composés et de leurs Rendez-vous, mais peu d’entre eux suivent le nombre de Conversations avec des prospects qualifiés. Sans ce chiffre central, il est impossible de savoir si les indicateurs sont au vert ou non.»

Vous devez également superviser la qualité de chaque conversation avec un client potentiel. Les chiffres ne comptent pas si vous ne développez pas de relations et si vous ne générez pas de ventes. « Pour moi, la qualité est l’outil de productivité le plus important », explique l’auteure, conférencière, et stratégiste Jill Konrath. Elle ajoute en outre : « Je souhaite avoir un impact optimal sur chaque interaction avec un client afin que mon prospect aille de l’avant. Si cela n’est pas le cas, je dois reconsidérer mes plans, mes connaissances, ma stratégie, mon approche, mes messages et plus encore. »

Indicateurs de productivité : Suivez les indicateurs des appels, des e-mails et des rendez-vous dans votre CRM. Sell produit des rapports basés sur ces activités. Vous pouvez par exemple consulter le nombre d’appels, la durée des appels, la durée des appels vs le moment de la journée, ainsi que l’issue des appels qui est un indicateur essentiel pour déterminer si les appels sont de bonne qualité et s’ils sont fructueux. Si vous êtes responsable des ventes, vous avez la possibilité de trier cette information par représentant des ventes. L’issue des appels de certains représentants peut être meilleure que pour d’autres. N’hésitez pas à grouper ces représentants avec ceux qui ont plus de difficultés.

Soyez attentif au progrès du pipeline de vente

Cherchez des opportunités à chaque étape du pipeline de vente.

Si vos représentants possèdent uniquement un aperçu général des opportunités de développement, il ne s’agit pas d’un bon signe de productivité. Le nombre d’opportunités doit être attentivement contrôlé, car chaque étape révèle quelles recettes vous obtiendrez à la fin du trimestre. Le suivi du progrès des étapes de vente permet en outre de mettre en évidence les compétences sur lesquels les représentants doivent travailler.

Comme Lori Richardson, fondatrice et PDG de Score More Sales, l’explique : « Chaque représentant doit tenir compte d’un indicateur de productivité : le nombre d’opportunités offertes aux prospects qualifiés pour conclure la vente. Cela prend en compte trois indicateurs, mais je souhaite savoir par quoi un représentant a débuté (pour savoir s’il a suffisamment d’activités de prospection), ce qu’il considère comme « un prospect qualifié » dans le pipeline (afin de m’assurer qu’il utilise son temps aux bonnes fins), et puis, sur le nombre de prospects qualifiés, combien ont débouchés sur une clôture de vente, ce qui me permet de dire s’il offre les bonnes opportunités ou s’il y a d’autres problèmes, comme l’absence de la notion d’urgence ou un mauvais message. »

Ce conseil de productivité rappelle l’importance de créer un pipeline de vente de qualité. Cela peut sembler évident, mais vos représentants doivent générer suffisamment de leads de qualité le plus tôt possible pour augmenter les chances de conclure davantage de ventes. « Si vous n’établissez pas régulièrement un contact avec de nouvelles personnes, peu importe si vous êtes bon pour parler de ventes, surmonter les objections, les questions ou quoi que ce soit d’autre, puisque vous n’aurez personne à qui parler », explique Butch Bellah, coach de ventes, marketing et commercial.

Indicateurs de productivité : Analysez le nombre d’opportunités à chaque étape du pipeline de vente pour chercher tout frein et pour réaliser des améliorations, si nécessaire. Assurez-vous que les représentants génèrent assez de leads pour évoluer à travers le pipeline. Vérifiez également que ces leads correspondent au profil de l’acheteur. Par exemple, si certains représentants ont un grand nombre de prospects, mais qu’ils ne parviennent pas à les qualifier, il peut être nécessaire de revoir vos exigences en matière de qualification des clients. La raison de l’échec de la vente, le temps moyen de réponse au lead, le ratio de clôture de ventes et les coûts d’acquisition de clients sont quatre indicateurs de pipeline à surveiller attentivement.

Contrôlez si vous atteignez vos prévisions de vente

Rapport des « Prévisions de vente » du CRM de Sell

Les prévisions de vente ne vous permettent pas uniquement d’estimer des chiffres définitifs. Elles offrent également une référence pour aider les représentants à voir s’ils s’alignent à leurs objectifs et si leurs compétences doivent être améliorées.

Comme Jeff Sheehan, co-auteur du livre « Hired! Paths to Employment in the Social Media Era » le précise, « Peu importe la manière dont vous voulez le décortiquer, le principal indicateur de vente est le montant des recettes qui sont générées en comparaison à celles des prévisions. Le représentant atteint-il ses objectifs ? Si c’est le cas, quel pourcentage des objectifs ? Chaque écart doit être soigneusement détaillé et des mesures correctives doivent être mises en place pour permettre à cette personne de se remettre sur la bonne voie au cours du mois, du trimestre ou de la période de référence à venir. »

Partez de vos prévisions de vente pour déterminer si vous ou vos représentants êtes sur la bonne voie pour remplir vos quotas. « Réfléchissez au nombre de ventes nécessaires, aux candidats les plus susceptibles d’acheter et aux actions de prospection indispensables pour avoir un pipeline rempli en tout temps », indique Elinor Stutz, PDG de Smooth Sale. « Acceptez le nombre de contacts nécessaires et consacrez-vous à la tâche afin de réaliser les ventes finales. »

Indicateurs de productivité : Analysez vos rapports de prévisions de vente. Quelles sont les recettes prévisionnelles pour la fin du trimestre ? Combien de ventes devez-vous conclure pour atteindre cet objectif ? Par exemple, vous fixerez peut-être votre quota de ventes à conclure à 25 pour la fin du trimestre et vous devrez conclure au moins 50 % des ventes de votre pipeline pour atteindre cet objectif. Votre CRM doit vous indiquer si, oui ou non, ce dernier est atteint. Si ce n’est pas le cas, ventilez les chiffres pour comprendre quelles activités vous ou vos représentants devez réaliser pour remplir le quota bien avant la fin du trimestre.

Contrôlez vos notes de remerciement

La productivité n’est pas qu’une question de chiffres. C’est aussi la manière dont les représentants entretiennent les relations avec les prospects. Pour cultiver la relation avec le client, vous pouvez utiliser des notes manuscrites. C’est également un bon moyen de vous distinguer des autres représentants qui utilisent uniquement les e-mails. Rédigez des notes personnelles qui expriment votre reconnaissance envers le prospect ou le client.

D’après Craig Wortmann, fondateur et PDG de Sales Engine, « Je suis de près le nombre de notes de remerciement que je rédige, car, à mon sens, il s’agit d’un indicateur de retard de la productivité. Si je génère des leads et que je les amène dans le processus de vente, j’ai de fortes chances d’avoir quelqu’un à remercier. Je ne cesse de le répéter, mais un « merci »n’est réellement un merci que s’il est correctement fait. Un e-mail ne suffit pas. Pour m’aider, j’utilise des balises pour calculer le nombre de notes que j’ai rédigées et envoyées au cours d’un mois donné. »

Indicateurs de productivité : Suivez de près le nombre de notes de remerciement rédigées par mois. Il peut s’agir d’une note de remerciement à la suite d’une réunion de vente, de la clôture d’une vente, ou de la recommandation d’un client. Classez vos notes par étape de vente ou par type de client. Si vous êtes un responsable des ventes, contrôlez le nombre de notes que vos représentants envoient et par combien de ventes/relations cela se traduit.

Hiérarchisez vos tâches de vente

Hiérarchisez vos tâches de vente grâce à votre CRM.

Le passage d’une activité de vente à une autre peut être trompeur. Celle-ci peut sembler productive alors qu’en réalité vos représentants peuvent travailler sans pour autant faire avancer les prospects de haute qualité. Pour résoudre ce problème, nous vous conseillons d’avoir recours à la hiérarchisation.

« Lorsqu’il s’agit de ma propre productivité, je me concentre sur les résultats », déclare Jim Keenan, fondateur de l’entreprise A Sales Guy Consulting. « Pour moi, il est contre-productif de mesurer le temps et la productivité. Je m’éloigne de ce que je devrais faire lorsque j’évalue la productivité individuelle. Cela étant, pour être productif, je hiérarchise mes missions et mes initiatives pour être certain d’identifier les éléments les plus importants et de me concentrer uniquement sur ces derniers. »

Indicateurs de productivité : Utilisez votre CRM pour organiser vos activités de vente, vos conversations et votre calendrier. Par exemple, avec Sell, vous avez la possibilité de saisir des tâches et de les trier avec différents filtres, comme l’échéance, pour savoir sur quelle tâche vous devez vous concentrer. Si vous êtes responsable des ventes, vous avez la possibilité de suivre les tâches de représentants des ventes par propriétaire. Si vous souhaitez savoir quelles conversations avec un client doivent être traitées en priorité, rendez-vous dans le Centre de communication. Par exemple, avec les e-mails, vous pouvez affiner les résultats par « Promotions exceptionnelles ».

Évaluez de manière efficace la productivité des ventes

Si vous ne connaissez pas le niveau de productivité de votre équipe de vente, réalisez notre test de productivité pour le découvrir. Une fois que vous avez mis en place des processus de productivité solides, utilisez les mesures ci-dessus pour savoir sur quelles activités vous devez vous concentrer, et pour présenter des objectifs clairs à vos représentants des ventes. En améliorant votre évaluation de la productivité des ventes et du processus, vous améliorez vos chances de réaliser de meilleures ventes !