Comment organiser une réunion selon la vice présidente de Zendesk Sell

Avez-vous déjà assisté à une réunion commerciale pour finalement vous demander : « qu’est-ce que je fais là ? » Vous vous asseyez et écoutez un laïus interminable, mais la réunion n’est ni structurée ni intéressante.

Cela nous est tous déjà arrivé. Une enquête menée par l’Harvard Business Review a même révélé que 71 % des cadres supérieurs trouvent que ces réunions ne sont ni productives ni efficaces.

Pour les équipes commerciales, les réunions inutiles sont particulièrement dommageables. Les représentants doivent pouvoir dédier autant de temps que possible à la communication avec les prospects, leur faire perdre leur temps n’est donc pas une bonne idée.

Organiser une réunion commerciale peut être un défi de taille, surtout lors d’une pandémie, quand les équipes travaillent à distance. Mais, chers responsables de ventes, plus d’inquiétude, il existe des méthodes simples pour garder une longueur d’avance.

1. Faire participer les membres de l’équipe

Avant d’organiser une réunion avec votre équipe commerciale, demandez à vos représentants ce dont ils aimeraient discuter en groupe. Les membres de l’équipe se sentiront entendus, ce qui renforcera probablement le moral du groupe. En rassemblant les avis de vos représentants, vous en apprendrez davantage sur leurs difficultés et leur façon de s’occuper des prospects.

Envoyez un e-mail aux membres de votre équipe avant la réunion prévue et demandez-leur s’il y a des difficultés liées aux clients dont ils aimeraient parler. Ou organisez des entretiens individuels environ une semaine avant la réunion afin de comprendre quels sont leurs difficultés et d’obtenir davantage de détails.

Il ne vous est pas possible de recueillir des avis à l’avance ? Demandez-leur de quelles difficultés liées aux clients ils aimeraient discuter. En écoutant tous vos représentants, vous pourrez identifier les problèmes récurrents qui devront être traités.

Une des meilleures façons de recueillir les avis des membres de votre équipe est de leur demander d’apporter lors de la réunion trois exemples de problèmes ou défis qu’ils rencontrent avec les clients.

L’objectif de ces exemples concrets est d’identifier les thèmes récurrents. Peut-être que plusieurs de vos représentants vous feront part du même problème de prix qu’ils ont rencontré en parlant avec des clients. Il pourrait donc s’agir d’un problème important sur lequel il faudra se pencher plus tard.

Si une question ou un problème n’est rapporté que par un membre de l’équipe, il s’agit plus probablement d’un problème individuel auquel fait face un représentant. Dans ce cas, demandez plus d’informations à ce membre de l’équipe à la fin de la réunion.

Pour obtenir des avis, il est essentiel que vous mettiez en place un environnement de travail bienveillant dans lequel les membres de l’équipe n’ont pas peur de s’exprimer. Si vous rejetez les idées des représentants, ils seront probablement plus réticents à l’idée de les partager à l’avenir. Si vous traitez leurs demandes avec respect (peu importe leur importance), les membres de votre équipe sentiront que vous les soutenez.

2. Déterminer à quoi ressemble le succès

Fixez un objectif clair avant vos réunions, afin que chaque participant sache comment s’y préparer. Planifier permet aussi de gagner du temps. La réunion avancera plus rapidement dans une direction claire et tout le monde comprendra l’objectif des discussions.

Imaginons que vous organisiez une réunion de prévision. Veillez à ce que tous les membres de l’équipe comprennent les objectifs de la réunion, et demandez-leur de se préparer à discuter de KPI spécifiques. Vous pouvez même établir un programme de réunion pour fixer les objectifs en matière d’activité ; des objectifs qui indiquent clairement le nombre d’appels que les représentants doivent passer ou le chiffre d’affaires qu’ils doivent atteindre chaque jour ou chaque mois.

Ne fixez pas d’objectifs vagues ou généraux lors de vos réunions commerciales. Une réunion commerciale productive doit avoir une fonction spécifique, par exemple :

• Définir des KPI de vente spécifiques pour que l’équipe puisse les suivre et les mesurer

• Mettre à jour le statut des projets de vente actuels

• Relever les défis commerciaux individuels et communs auxquels l’équipe est confrontée

Utilisez le cadre SMART (smart, measurable, attainable, relevant, time-bound — intelligent, mesurable, réalisable, pertinent et assorti de délais) pour fixer des objectifs clairs. Veillez à ce que les objectifs correspondent à chacun de ces critères avant de programmer votre réunion.

3. Axer chaque réunion sur un thème

Évitez les réunions générales qui couvrent de nombreux thèmes. Elles ont tendance à être vagues, et la liste d’invités inclut souvent des personnes qui n’avaient pas besoin d’être là.

Les réunions qui portent sur un sujet unique sont plus simples à organiser. Tout le monde reste concentré sur le même sujet lorsqu’il n’y a qu’une problématique à aborder. Ces réunions permettent également aux représentants de dégager davantage de temps dans leur agenda. Il n’y a aucune raison valable pour que quelqu’un assiste à une réunion commerciale qui ne le concerne pas. Personne ne devrait être forcé d’interrompre son travail pour assister à une réunion sans réellement y participer.

Lorsque vous planifiez une réunion à thème unique, veillez à ce que tous les représentants aient l’occasion d’interagir avec les autres membres de l’équipe. De nombreuses personnes travaillent actuellement à distance en raison du COVID-19, ce qui rend ces réunions d’autant plus importantes. Ces réunions sont l’occasion pour les représentants de voir leurs collègues et de rester en contact. Ces interactions peuvent aussi remplacer les brainstormings qui auraient lieu au bureau.

4. Continuer à impliquer votre équipe de vente

Lorsque les employés ne s’impliquent pas, votre entreprise en pâtit. Un moral d’équipe bas signifie souvent une productivité faible. Sans compter que le coût de la rotation du personnel peut représenter entre 75 et 150 % de leur salaire annuel.

Compte tenu de ces facteurs, il est dans l’intérêt de votre entreprise de veiller à ce que votre équipe de vente reste impliquée.

Concevez les réunions de manière à ce que les représentants se sentent investis dans votre équipe. Dans le contexte du COVID-19, cela signifie travailler sur la communication à distance.

Pour les entretiens individuels, vous pouvez proposer aux représentants de vous appeler par téléphone pour une conversation informelle loin de l’ordinateur. Il est probable que vos représentants qui travaillent à distance souffrent de Zoom fatigue à force de participer à des réunions vidéo. Ils apprécieront donc probablement votre flexibilité. Vous pourriez même leur suggérer de faire le tour du quartier pour prendre l’air en discutant.

En plus des entretiens individuels, mettez en place des « discussions à la machine à café » virtuelles régulières lors desquelles les représentants commerciaux peuvent discuter de leur vie en dehors de l’entreprise. Les membres de l’équipe se sentiront probablement plus investis s’ils apprennent à se connaître personnellement. Dans l’idéal, ces discussions redonneront une impression d’ambiance de bureau normale aux représentants qui se sentiront plus proches des autres membres de l’équipe.

Garder un état d’esprit souple lors des réunions de vente

Les réunions de vente nécessitent une structure, mais l’ordre ne doit pas rester fixe. N’hésitez pas à adapter vos réunions de vente en fonction des horaires et de la charge de travail des membres de votre équipe.

Cette flexibilité est particulièrement importante lorsque votre équipe de vente est occupée et stressée. Prenez des nouvelles des membres de votre équipe individuellement pour savoir comment ils vont, et évaluez si un impératif au calendrier ajouterait à leur anxiété. En abordant les réunions avec cette compassion, vos représentants se sentiront plus soutenus.