Présentiel ou virtuel : L’avenir des événements B2B ?

Bien que la touche personnelle des événements en présentiel puisse avoir manqué à certains pendant le confinement, beaucoup ont également apprécié pouvoir participer à des événements virtuels, dans le confort de leur salon, avec une collation à portée de main et emmitouflé dans un pyjama confortable. À présent que les événements en présentiel sont de nouveau possibles, beaucoup d’entre nous se demandent si les organisateurs d’événements vont continuer à proposer des événements virtuels ou si les événements en présentiel vont faire leur grand retour.

C’est un choix difficile. D’un côté, les participants aiment la facilité des événements virtuels et pouvoir les visionner une nouvelle fois, sur demande et à leur convenance. De l’autre, constituer un réseau et rencontrer du monde est ce qui fait tout le sel des événements en présentiel.

Il est en outre à rappeler que les inquiétudes concernant la pandémie persistent. Le COVID ne fait peut-être plus la une des journaux, mais il n’a pas pour autant complètement disparu. Les organisateurs doivent donc assurer la sécurité de leurs événements, ce qui signifie souvent d’en limiter le nombre de participants, ce qui peut alors affecter leur revenu.

Parce que 75 % des organisateurs prévoient d’organiser des événements virtuels dans un avenir proche, les rencontres virtuelles sont-elles l’avenir de tous les événements ? Ou les organisateurs d’événements vont-ils risquer un retour total aux événements en présentiel ?

Événements hybrides : le meilleur des deux mondes

La solution : les événements hybrides. Les organisateurs d’événements peuvent accueillir autant de personnes qu’il est possible (en fonction de la demande, de la capacité du lieu, des considérations en matière de sécurité, etc.) en présentiel. Des participants à distance peuvent également se connecter à l’événement, le visionner et interagir avec les intervenants.

Les personnes qui apprécient l’expérience du présentiel ont ainsi la possibilité de participer physiquement à l’événement. Elles peuvent ainsi rencontrer du monde et créer un réseau, tout en profitant de tous les avantages qu’elles apprécient dans le présentiel. Et en prime, c’est également parfait pour l’organisateur de l’événement.

La clé est d’identifier le segment de votre public qui apprécie suffisamment votre produit pour payer un prix plus élevé et pour être prêt à investir des efforts conséquents pour l’utiliser. Vous pouvez ainsi offrir à ce public une expérience haut de gamme sur site, ce qui renforce votre relation avec celui-ci tout en optimisant la valeur client. Vous pouvez aussi rendre l’accès à ces événements plus précieux aux yeux des partenaires et des fournisseurs impliqués dans l’organisation.

La clé est d’identifier le segment de votre public qui apprécie suffisamment votre produit pour payer un prix plus élevé et pour être prêt à investir des efforts conséquents pour l’utiliser.

Et si ce n’est pas une raison suffisante d’aimer les événements hybrides, offrir aux participants la possibilité de se connecter à distance à l’événement permet aussi aux organisateurs, non seulement d’étendre la portée de leur événement, mais en plus d’inclure les personnes qui sans cela ne se donneraient pas la peine d’assister physiquement à l’événement. Les personnes qui ne peuvent pas se déplacer, pour des raisons d’incompatibilité d’agendas, d’éloignement géographique ou de frais de déplacement ou de logement, peuvent désormais se connecter à l’événement depuis leur bureau.

Nombre de ces participants à distance apprécieront la manière dont les événements virtuels leur permet d’apprendre à connaître une nouvelle entreprise sans avoir à s’engager. D’autres peuvent être préoccupés par leur empreinte carbone et apprécier la durabilité des événements virtuels.

Quel type d’événement hybride : passif ou actif ?

Pour ceux qui optent pour des événements hybrides, la question suivante est de savoir si ces événements seront actifs ou passifs. Un événement hybride est tel que son nom le sous-entend. Vous diffusez simplement l’événement en temps réel pour ceux qui désirent le regarder et qui sont prêts à en payer l’accès ou qui répondent à vos autres critères d’inscription.

L’avantage de cette approche est qu’elle présente un coût relativement peu élevé. La technologie et la configuration nécessaires sont assez faciles à mettre en œuvre. Cette approche vous permet en outre d’étendre facilement et rapidement la portée de votre événement, sans avoir à trop vous préoccuper de l’expérience du public ou des problèmes de logistique tels que des fuseaux horaires différents.

Mais il y a des inconvénients. Depuis la fin du confinement, l’égalité entre les participants est au cœur de tous les débats. Les personnes qui se connectent aux réunions ne sont plus prêtes à accepter d’être des participants de second rang, avec des difficultés à se faire entendre, au sens propre comme au figuré. Les entreprises sont contraintes d’investir dans la technologie et dans des améliorations pour s’assurer que tous les participants aux réunions hybrides sont sur un pied d’égalité.

Ces mêmes entrepreneurs, qui ont fermement intégré l’égalité des participants à l’agenda de leur entreprise, vont-ils vraiment accepter des inégalités au sein de leurs conférences et de leurs événements ? Et même s’ils le font, quels types de relations les participants aux événements seront-ils en mesure de créer lorsque celles-ci reposent sur des principes aussi fragiles ? La solution consiste à passer à un modèle d’événement actif-hybride.

Dans un événement actif-hybride, les participants sur site comme à distance ont la même opportunité d’interagir et de participer. Grâce à des technologies d’événement hybride d’avant-garde, ceux-ci peuvent offrir une expérience immersive et interactive aux deux publics : sur site et à distance.

Qu’ils soient présents ou non, les participants peuvent échanger entre eux et avec les intervenants, en posant des questions et en participant aux discussions et aux sessions de feedback. À l’aide de plateformes d’événements, les organisateurs peuvent créer des espaces communautaires interactifs, activer la mise en réseau à distance et sur site, créer une expérience immersive quel que soit la localisation et créer des souvenirs amusants. La clé est de se concentrer sur l’expérience humaine et d’utiliser la technologie pour rendre cette expérience possible.

L’avenir des événements est hybride. Les organisateurs d’événements qui créent pour tous la meilleure expérience hybride, tout en s’assurant que tous les participants, en présentiel comme à distance, puissent profiter équitablement de cette opportunité, sont ceux qui pourront tirer leur épingle du jeu. Ils sauront créer une relation client convaincante et une chaîne de valeur qui pemettra à chacun de se sentir reconnu, en optimisant la participation et en encourageant ceux qui se lancent en tant que participants virtuels à être fidèles à la marque et à devenir des participants sur site au moment qui leur conviendra.