Comment améliorer la gestion d’emails au travail ?

Les emails sont un moyen de communication très efficace. Cependant, ils peuvent rapidement se transformer en cauchemar lorsqu’ils sont mal gérés. Dans ce cas, ils sont générateurs de stress, de perte de temps et de désorganisation du travail. Pour éviter cela, certaines pratiques doivent être adoptées.

Eviter l’accumulation de “non lus”

La première source de pression est l’accumulation de messages non lus. Cela vous donne la sensation que vous avez beaucoup de tâches à accomplir. Cette impression de retard vous met en situation d’urgence et vous pourriez céder à la panique. Pour éviter de se retrouver noyé dans les emails non lus, il faut :

• Lire les mails dès leur réception et exécuter immédiatement les tâches qu’elles demandent si possible. Répondre sans attendre lorsque vous avez la réponse au mail, cela vous soulage psychologiquement.

• Il faut donc distinguer les mails que vous pouvez traiter rapidement de ceux qui vous demandent plus de temps.

Classer les mails exigeant un traitement plus long ou plus complexe dans un répertoire spécifique. Il est préférable de marquer par ailleurs les deadlines des réponses pour chaque mail de ce répertoire. Vous aurez ainsi un des mails classés par ordre d’urgence.

Rédiger des messages d’absence

Se retrouver face à une pile de mails non lus au retour de ses vacances est l’une des choses les plus communes et les plus déprimantes en entreprise. Pour partir l’esprit léger et revenir moins encombré, il faut absolument programmer des réponses automatiques aux mails reçus pendant votre absence (appelé également automatisation des e-mails). Rédigez ainsi un message qui informe de votre absence et de la date de votre retour. Vous pouvez également indiquer la personne à contacter pour des sujets urgents. Les réponses automatiques éviteront les relances intempestives et même d’autres mails puisque certains de vos interlocuteurs seront informés de votre absence et pourront en informer d’autres. Cette opération simple est très efficace car elle réduit considérablement le nombre de mails non lus à votre retour.

Se désinscrire des newsletters non essentielles

Les emails que vous recevez dans votre messagerie professionnelle doivent être liés à votre travail et le poste que vous occupez. Certains mails reçus peuvent être des newsletters auxquelles vous êtes abonnés. Pensez à vous désabonner des newsletters qui n’apportent aucune valeur ajoutée à votre travail, qui concernent un précédent poste ou qui ne sont plus d’actualité avec vos projets actuels. Faire ce nettoyage contribuera à diminuer les mails non lus.

Limiter vos interlocuteurs

Lorsque vous écrivez vos messages, posez vous les questions de savoir : à qui le contenu de ce mail peut être utile et qui peut me répondre efficacement ? Ces questions sont très pertinentes lors des envois groupés. Les destinataires doivent être sélectionnés avec précaution et pertinence. Cela permettra à certains de vos collègues de ne pas recevoir de mails non pertinents pour leur travail, et surtout vous évitera de recevoir des réponses peu utiles.

Prévoir la “pause emails”

Tout comme la pause café qui vous permet de vous reposer et de récupérer un peu d’énergie, une “pause emails” doit être intégrée dans votre emploi du temps. Réservez-vous des périodes régulières pour lire les mails reçus depuis votre dernière pause emails. Profitez pour traiter celles qui sont urgentes et classer les autres. Le fait d’instaurer les pauses vous permettra de rester concentré sur votre travail lorsque vous recevez des mails hors des périodes de pause.

Supprimer les notifications

Les notifications de mails sont générateurs de stress. Par ailleurs, elles peuvent vous déconcentrer surtout si vous recevez souvent des messages. Les pauses emails vous permettront de traiter les mails qui demandent une réponse urgente. Sans notification, les pauses emails doivent être rapprochées pour éviter de ne pas répondre à une urgence. Vous devez donc trouver un équilibre qui vous permettra de rester concentré sans pour autant rater les urgences.

Bien rédiger ses messages

Pour limiter le nombre de mails reçus, il vaut mieux être clair dans les mails envoyés. Un message facile à comprendre, bien structuré et complet n’engendrera pas de questions de vos interlocuteurs. Il faut donc utiliser des phrases courtes et des mots et expressions simples et connus de vos interlocuteurs, de préférence dans le jargon de votre secteur d’activité. N’hésitez pas à aller droit au but et à utiliser des “bullet points”. Pensez également à aérer le corps de votre mail en espaçant les lignes pour faciliter la lecture et la compréhension à votre interlocuteur.

Par ailleurs, il est préférable d’évoquer tous les sujets de questionnement dans un seul mail pour recevoir un seul mail traitant de tous les sujets. Le principe étant de limiter un enchaînement d’échanges qui vous empêcherait de travailler efficacement. Surtout n’oubliez pas de relire votre message avant de l’envoyer.

Éviter la suppression systématique de mails

Il faut éviter de supprimer tous les mails que vous pensez obsolètes, non pertinents ou pas utiles à votre travail. Pensez à les classer dans un répertoire selon les sujets.

Savoir se déconnecter

Enfin, pour bien gérer vos emails, il faut apprendre à les ignorer pendant vos heures de repos et de loisir. Il faut donc supprimer les notifications de mails de votre téléphone pendant votre temps personnel.